作者: cklin (期待天際相會) 看板: Grain
標題: 《一粒麥子》1999.6〈管理專欄〉穩操勝算──做時間的主人（上班族篇）
時間: Wed Aug 25 00:26:30 1999

〈管理專欄〉

穩操勝算──做時間的主人（上班族篇）　　　　　　　　　　　　／黃文瑜執事

　　「在你看來，千年如已過的昨日，又如夜間的一更。」（詩90:4）
　　「要愛惜光陰，因為現今的世代邪惡。」（弗5:16）

　　時間就像人類睡覺時夜間一更那樣轉瞬即逝，所以我們當愛惜光陰，也就是告
訴我們要儘量使用每一個機會。在還未討論如何管理時間前，要先明瞭時間的特性
，才能掌握先機，克敵致勝。

　　時間到底有哪些獨特的特性呢？它的供應毫無彈性，時間的供給是固定不變的
，不會增加、也不會減少，因此無法針對時間進行「開源」。時間也無法蓄積，不
能被積貯儲藏，我們每人都被迫按一定之速率消耗時間，無一倖免，因此無法針對
時間進行「節流」。時間無法被取代，任何一種活動都有賴時間之堆砌，也就是說
時間是任何活動所不可或缺的基本資源。當然時間更無法失而復得，時間一旦喪失
，將永遠喪失。

有效運用時間的祕訣：

1.彈性安排工作時間。當您思路泉湧時，可利用來寫報告或生活札記；精神不佳時，
　就做做家事、清掃房間吧！
2.善用不景氣。特別是在忙碌期過後，可整理您的檔案、信件，或修養自己的身心，
　都是不錯的選擇。
3.善用零碎時間。我們一生大半時間都花費在「等候」。等人、等車、等付費、等
　買票、等聚會開始……等，若在等候時，利用時間背誦經文、默背英文、練習主
　日獻詩歌曲、看報紙或閱讀隨身所攜帶的雜誌書本、利用公用電話打關懷聯絡電
　話，甚至曾見過會友利用等候婚宴開始前的「漫長時間」書寫家信等，皆是智慧
　的抉擇。
4.利用黃金時間。避免在週末或假日上超市或購物中心，上銀行也避開午餐或三點
　半擁擠的人群。可在事前列出採買或辦事清單，於結束營業前二十分鐘前往辦理
　，屆時是辦事人員催趕我們儘速處理，減少了因他人的延誤，而增加辦事所花費
　不必要的時間，當然也間接達到了我們最有效率將工作完成的契機。
5.為工作制定截止日期。這是告訴我們做任何事絕不懶散。喬治•艾倫說：「未來
　即現在。」生命短促，當重視每一天不可浪費。
6.培養時間管理習慣。分析您的時間習慣，重新分配、調整時間的運用，並列出一
　張每日和每週「應做之事」的清單。此有助您避免拖延，可從容地、如期地、完
　成預定之事。例如將工作分類為「應該自己做的工作」和「可以委託他人的工作」
　，若將只有自己能勝任的工作委託給他人，或是將可以交付他人的工作由自己親
　手來作，都是一種缺失，也因此無法提昇工作效率。身為主管的人儘可能將雜事
　交予別人，自己應該做更重要的工作。另外，當釐清常犯錯誤的時間利用技巧：
　例如在同一時間中要同時完成許多的事情、不切實際的時間估計、倉促的決定、
　事必躬親、不好意思拒絕別人、文件、資料集中處理較省時間等等，這些都是表
　面節省時間的假象，其實容易顧此失彼，得不償失。
7.訓練口才、善於表達。當事情委託他人時，應說明做法與意圖，例如託人代購機
　票，不要說：「請買某月某日某時刻某地之機票。」最好改說：「我想要在某月
　某日某時到達某地。」
8.學習複製時間的技巧。現代人受科技發達之賜，人人都可成為一位稱職的職業婦
　女或新好男人。例如夜晚十點多回到家，蒸煮晚餐時間，同時洗個熱水澡；洗後
　，再利用全自動的洗衣機清洗全家的髒衣物，同時可享用煮好的晚餐，兼看報紙
　、夜間新聞。瞧！回家後半小時內您可完成吃晚餐、洗澡、洗衣服、得知天下大
　事。或是您可邊接聽電話，邊處理資料，同一時間完成二件事。久未聯絡的老友
　，邀請來團契聚會，可達一傳福音、二可敘舊的雙重目的。
9.養成速讀習慣。現代資訊發達，多花點時間選擇要獲悉什麼訊息，是非常重要的。
　少看甚至拒絕閱覽無益身心靈的資訊，例如：廣告、小說、電影、電視連續劇等
　可學習用瀏覽方式迅速閱過，錄影機中的快轉鍵功能可幫助我們快速閱覽，可多
　加利用。
10.靈活運用待人接物技巧。例如：儘量運用電話諮商代替會議、將要打的電話分
 　出順序一次撥出、建議於飯前或下班前回電話，並避免題外話做開場白；站立
 　會客、限時面談、定期約談、開會時座椅避免太過舒服、不要求完美主義、懂
 　得拒絕的藝術等等技巧，您都可以依時、依人、依情境的不同靈活運用。相信
 　會為您帶來意想不到的結果。

　　當立志有智慧地管理時間，要作時間的主人不作奴隸，就能避免拖泥帶水或優
柔寡斷，使恰如其分、面面俱到；定能避免情緒低潮或體力透支，以樂在生活、樂
在事奉；必能避免驚惶失措或醜態百出，得以從容不迫、悠然自得；必定能避免「
壯志未酬」之憾，早日穩操勝算的「功成名就」。

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